Workation – ein entscheidendes Kriterium für Beschäftigte
Ermöglichen in Deutschland ansässige Unternehmen mobiles Arbeiten aus dem Ausland, auch Workation genannt, ist dies für viele Jobinteressierte ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für oder gegen ein Unternehmen oder einen Jobwechsel.
Laut einer Workation-Studie erwarten mittlerweile deutlich mehr als die Hälfte der Beschäftigten, dass mobiles Arbeiten nicht nur im Inland, sondern auch aus dem Ausland möglich ist.
Rechtliche und steuerliche Rahmenbedingungen
Sowohl Unternehmen als auch Beschäftigte sind jedoch häufig nicht ausreichend über die rechtlichen und steuerlichen Voraussetzungen und Folgen informiert. In Arbeitsverträgen und Zusatzvereinbarungen fehlen oft rechtssichere Regelungen.
Deutlich definierte Regeln sind aus Haftungsgründen unerlässlich. Unternehmen sollten daher vorab steuer-, arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte prüfen bzw. prüfen lassen.
Wichtig ist die Abgrenzung zu einer dauerhaften Tätigkeit im Ausland oder zur Arbeit in einer ausländischen Niederlassung eines deutschen Unternehmens, dies stellt keine Workation dar.
Vertragliche und organisatorische Punkte
Folgende Punkte sollten vorab geklärt bzw. vertraglich vereinbart werden:
- Nutzung des Workation-Angebots: Innerbetriebliche Regelungen sollten definieren, welche Beschäftigungsgruppen eine Workation in Anspruch nehmen können.
- Dauer bis 4 Wochen: Es gilt deutsches Arbeitsrecht; Feiertage am Arbeitsort gelten für den Beschäftigten.
- Dauer über 4 Wochen: Das Unternehmen muss einen schriftlichen Nachweis über Dauer, Währung des Arbeitsentgelts und weitere Angaben ausstellen (Nachweisgesetz).
- Dauer über 6 Monate: Es gilt das Arbeitsrecht des Workation-Landes hinsichtlich Entlohnung, Kündigungsfristen, Arbeitszeiten und Urlaubsansprüchen.
Visumspflichten und Arbeitsgenehmigungen
- Nicht-EU-Länder: Bei längerer Workation ist häufig ein Arbeits- oder spezielles Workationsvisum erforderlich; ein Touristenvisum ist nicht ausreichend. Wer ohne Arbeitserlaubnis arbeitet, gilt als illegal beschäftigt. Arbeitgeber können bei Verstößen mit Bußgeldern oder Gewerbeuntersagung rechnen.
- EU, EWR, Schweiz: Arbeitnehmer können sich uneingeschränkt zu Arbeitszwecken aufhalten; Visum ist nicht nötig, jedoch sind Melde- oder Registrierpflichten zu beachten.
Steuerliche Aspekte
- Wer maximal 183 Tage im Ausland arbeitet, bleibt in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig. Bei längerem Aufenthalt entsteht Steuerpflicht im Ausland.
- Dauert eine Workation länger als 4 Wochen, müssen Arbeitgeber arbeits- und steuerrechtliche Folgen berücksichtigen.
Sozialversicherungsrechtliche Anforderungen
- Workation im Drittland (außerhalb der EU): Prüfung, ob ein Sozialversicherungsabkommen mit Deutschland besteht, ist notwendig. Fachliche Beratung empfiehlt sich.
- Workation innerhalb EU, EWR oder Schweiz: Arbeitnehmer benötigen eine A1-Bescheinigung, die den Nachweis der Versicherungszugehörigkeit erbringt. Die Bescheinigung kann elektronisch vom Arbeitgeber oder Arbeitnehmer beantragt werden.
- Seit 2025: Auch Grenzgänger benötigen eine A1-Bescheinigung, selbst wenn keine Workation stattfindet.
Pflichten des Arbeitgebers
Zustimmt der Arbeitgeber einer Workation im EU-Ausland, gilt dies sozialversicherungsrechtlich als Entsendung. Der Arbeitgeber verpflichtet sich, für den Krankenversicherungsschutz der Mitarbeiter und mitreisender Familienangehöriger zu sorgen.
- Die Entsendung muss zeitlich befristet sein.
- Das Entgelt muss in Deutschland abgerechnet werden.
- Keine Auslandsentsendung liegt vor, wenn die Person im Ausland lebt und von einem deutschen Unternehmen für eine Tätigkeit in ihrem Heimatstaat oder einem anderen Land eingestellt wird, ohne zuvor in Deutschland beschäftigt gewesen zu sein.