Ab dem 1. Januar 2025 gelten verkürzte handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch erfolgte oder relevante Dokumente erstellt bzw. empfangen wurden. Nach dem 31. Dezember 2024 können bestimmte Unterlagen entsprechend vernichtet werden.
Neue Aufbewahrungsfristen im Überblick
- 8 Jahre (ab 1.1.2025; bis 31.12.2024 noch 10 Jahre, sofern nicht abgelaufen):
- Rechnungen und Buchungsbelege
- 10 Jahre (wie bisher):
- Bücher, Inventare, Bilanzen
- Offene-Posten-Buchführung (Eintragungen vor dem 1.1.2015)
- Bilanzen und Inventare, die vor dem 1.1.2015 aufgestellt wurden
- Belege mit Buchfunktion
- 6 Jahre:
- Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Kopien abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe
- Sonstige Unterlagen (einschließlich Lohnkonten vor dem 1.1.2019)
Sonderregelungen für Finanzdienstleister
Für Personen und Gesellschaften, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegen, tritt die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen erst ab dem 1. Januar 2026 in Kraft.
Auswirkungen auf bilanzielle Rückstellungen
Mit der Reduzierung der Aufbewahrungsfristen können bilanzielle Rückstellungen für die Archivierung von Unterlagen in der Regel entsprechend angepasst werden.
Wichtiger Hinweis zur Vernichtung von Unterlagen
Diese Fristen gelten nicht, wenn:
- Steuerbescheide noch nicht bestandskräftig sind,
- Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren anhängig sind oder
- eine Außenprüfung angekündigt wurde.
Empfehlung: Bevor Unterlagen vernichtet werden, sollte unbedingt eine Rücksprache mit dem Steuerberater erfolgen.