Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 21. Januar 2025 die neuen Pauschbeträge für Sachentnahmen im Jahr 2025 bekannt gegeben. Diese betreffen insbesondere Unternehmer, die Nahrungsmittel oder Getränke verkaufen und diese auch privat konsumieren. Die Werte wurden im Vergleich zum Vorjahr leicht erhöht und gelten als Jahresbeträge, die bei monatlicher Buchung durch Zwölftelung aufgeteilt werden müssen.
Warum gibt es Pauschbeträge für Sachentnahmen?
Grundsätzlich müssten alle privat entnommenen Waren buchhalterisch erfasst und einzeln dokumentiert werden. Da dies mit erheblichem Aufwand verbunden ist, hat der Gesetzgeber Pauschalwerte eingeführt, die je nach Betriebsart variieren. Die Pauschalen erleichtern die Buchhaltung und reduzieren den Verwaltungsaufwand für Unternehmer.
Wer ist betroffen?
Die Pauschbeträge gelten für Betriebe aus folgenden Branchen:
- Gaststätten (mit kalten und warmen Speisen)
- Cafés
- Bäckereien und Konditoreien
- Fleischereien
- Lebensmittel- und Getränkeeinzelhandel
- Obst- und Gemüsehändler
- Milcherzeugnis- und Eiereinzelhandel
Die konkreten Werte für jede Branche sind auf der Website des Bundesfinanzministeriums abrufbar (www.bundesfinanzministerium.de unter Steuerverwaltung & Steuerrecht > Betriebsprüfung > Richtsatzsammlung / Pauschbeträge). Wer diese Pauschalen nutzt, ist von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung der entnommenen Waren befreit.
Wichtige Hinweise zur Anwendung
Ein Betrieb darf nur eine Pauschale ansetzen. Sollte ein Unternehmer mehrere Warenarten verkaufen, gilt der höhere der jeweils relevanten Pauschbeträge. Ein Bäcker, der zusätzlich in kleinem Umfang Milch und Eier verkauft, gilt daher nicht automatisch als Lebensmittelhändler. Hier kommt lediglich die Bäckerei-Pauschale zur Anwendung.
Die Pauschbeträge variieren stark: Sie reichen von 390 € pro Jahr und erwachsener Person (z. B. für den Getränkeeinzelhandel) bis zu 4.045 € pro Jahr (z. B. für eine Gaststätte mit warmen und kalten Speisen). Kinder unter zwei Jahren bleiben unberücksichtigt, während Kinder zwischen zwei und zwölf Jahren mit dem halben Jahrespauschbetrag angesetzt werden.
Keine Pauschale für bestimmte Waren
Unabhängig von der Branche müssen bestimmte entnommene Waren weiterhin einzeln erfasst und in der Buchhaltung verbucht werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Tabakwaren
- Zeitschriften
- Bekleidung
- Elektroartikel
Unternehmer sollten sich über die aktuellen Pauschalen informieren und ihre Buchhaltung entsprechend anpassen, um steuerliche Fehler zu vermeiden.