Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 23.12.2025 die für das Kalenderjahr 2026 geltenden Pauschbeträge bei Sachentnahmen (unentgeltliche Wertabgaben) für Nahrungsmittel und Getränke mitgeteilt. Diese wurden leicht erhöht. Es handelt sich um Netto-Jahresbeträge. Bei monatlicher Buchung sind die Beträge zu zwölfteln.
Vereinfachungsregelung für Sachentnahmen
Der Gesetzgeber nimmt an, dass Personen, die Nahrungsmittel und Getränke gewerblich verkaufen, diese auch privat konsumieren. Bei privatem Verzehr oder Verbrauch müssen normalerweise Einzelaufzeichnungen über die entnommenen Werte buchhalterisch erfasst werden. Dieser Aufwand lohnt sich in der Regel nur bei geringem Eigenverbrauch.
Aus Vereinfachungsgründen hat der Gesetzgeber deshalb Sachentnahme-Pauschalwerte eingeführt, die sich je nach Betriebszweig unterscheiden. Wer eine Gaststätte, egal welcher Art, ein Café, eine Bäckerei, Konditorei, Fleischerei, einen Einzelhandel für Lebensmittel oder Getränke, einen Obst- oder Gemüseeinzelhandel bzw. Milcherzeugnis- oder Eiereinzelhandel betreibt, findet in der Liste des BMF (www.bundesfinanzministerium.de – Themen – Steuern – Steuerverwaltung & Steuerrecht – Betriebsprüfung – Richtsatzsammlung / Pauschbeträge) die für ihn gültigen Sachentnahmewerte. Eine Einzelaufzeichnung ist bei Verwendung der Pauschalwerte nicht notwendig.
Abgrenzung der Betriebsarten
Zu beachten ist, dass z. B. der Bäckereiinhaber nicht als Lebensmitteleinzelhändler qualifiziert wird, wenn er zusätzlich im Verkaufsraum einen Kühlschrank stehen hat, aus dem z. B. Milch, Käse und Eier verkauft werden und die Einnahmen hieraus von untergeordneter Bedeutung sind. Es ist nur ein Pauschalbetrag anzusetzen, hier der höhere von beiden.
Höhe der Pauschbeträge
Diese Beträge liegen je nach Gewerbezweig zwischen 399 € pro erwachsener Person und Jahr ohne Umsatzsteuer (Getränkeeinzelhandel) und 4.001 € (Gaststätte mit Abgabe von kalten und warmen Speisen). Bei Letzteren wurde aufgrund der Umsatzsteuerreduzierung auf Speisen von 19 % auf 7 % der Betrag reduziert.
Kinder unter 2 Jahren bleiben unberücksichtigt, Kinder im Alter von 2–12 Jahren werden mit dem hälftigen Jahrespauschbetrag veranschlagt.
Einzelaufzeichnungspflicht für andere Entnahmen
Immer einzeln aufgezeichnet und in der Buchhaltung erfasst werden müssen Entnahmen, die nicht Nahrungsmittel oder Getränke sind, z. B. Tabak, Zeitschriften, Bekleidung oder Elektroartikel.