Die Digitalisierung der Kassenführung schreitet weiter voran – und damit auch die Pflichten für Unternehmerinnen und Unternehmer im Hinblick auf die ordnungsgemäße Erfassung und Meldung ihrer Kassensysteme. Bereits seit dem 1. Januar 2025 besteht die Pflicht zur elektronischen Meldung aller mit einer sogenannten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestatteten Kassensysteme. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, läuft nun die letzte Frist: Die Meldung muss bis spätestens zum 31. Juli 2025 erfolgen.
Meldung über ELSTER erforderlich – keine Alternativen zulässig
Die Finanzverwaltung hat für diese Meldung eine spezielle elektronische Übermittlungsmöglichkeit geschaffen. Sie erfolgt ausschließlich digital über die ELSTER-Plattform – genauer gesagt über die sogenannte ERiC-Schnittstelle. Eine manuelle oder papiergebundene Übermittlung ist nicht vorgesehen und auch nicht zulässig. Pro Betriebsstätte ist jeweils eine eigene, separate Meldung erforderlich – dies betrifft insbesondere Unternehmen mit mehreren Filialen oder Kasseneinheiten.
Meldepflichtig sind sowohl die erstmalige Anschaffung als auch Leasingbeginn, Leasingende sowie jede Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems. Dabei muss die Meldung jeweils innerhalb eines Monats nach dem entsprechenden Ereignis erfolgen. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden, gilt die Frist bis spätestens zum 31. Juli 2025.
Auch Taxameter und Wegstreckenzähler betroffen
Nicht nur klassische Registrierkassen sind von der Regelung erfasst – auch Taxameter und Wegstreckenzähler, sofern sie mit einer TSE ausgestattet sind, unterliegen der Meldepflicht. Hier ist zusätzlich das amtliche Kfz-Kennzeichen zu übermitteln. Wichtig: Taxameter und Wegstreckenzähler ohne TSE dürfen noch bis zum 31. Dezember 2025 verwendet werden. Ab dem 1. Januar 2026 ist der Betrieb ohne TSE nicht mehr zulässig.
Wer übernimmt die Meldung – Dienstleister, Nutzer oder Steuerberater?
In der Praxis wird die Meldung neuer Kassensysteme häufig vom Verkäufer oder Dienstleister übernommen, der die Kasse installiert oder eingerichtet hat. Dennoch liegt die rechtliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Meldung letztlich beim Unternehmer selbst. Es empfiehlt sich daher dringend, mit dem Steuerberater oder Kassendienstleister abzuklären, wer die Meldung übernimmt – und ob sie tatsächlich erfolgt ist.
Auch Steuerberater können die elektronische Meldung über ELSTER für ihre Mandanten durchführen, wenn entsprechende Vollmachten vorliegen. Der Aufwand ist überschaubar, dennoch sollten Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt sein, um keine Fristen zu versäumen.
Fazit: Jetzt handeln, um Fristversäumnisse zu vermeiden
Die Frist zum 31. Juli 2025 markiert einen entscheidenden Stichtag für alle Betriebe, die vor dem 1. Juli 2025 neue elektronische Kassensysteme mit TSE in Betrieb genommen haben. Wer seine Systeme bis dahin nicht meldet, riskiert Nachfragen durch die Finanzverwaltung und unter Umständen auch steuerliche Nachteile oder Sanktionen.