Zum 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich für die meisten inländischen Unternehmen verpflichtend. Bereits am 15. Oktober 2024 hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein erstes Anwendungsschreiben veröffentlicht. Nun hat das BMF am 25. Juni 2025 einen Entwurf mit geplanten Ergänzungen und Korrekturen vorgelegt, der den Verbänden zur Stellungnahme übermittelt wurde. Die endgültige Fassung soll im Laufe des vierten Quartals 2025 veröffentlicht werden.
Anpassungen und Korrekturen im Entwurf
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass soll umfassend an die neuen gesetzlichen Regelungen angepasst werden. Fehler aus dem ersten Schreiben des BMF werden durch das Entwurfsschreiben berichtigt. So stellt beispielsweise eine beschädigte Datei, die als E-Rechnung versendet wird, lediglich eine sonstige Rechnung dar. Nur Rechnungen, die dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Regelungen für Kleinunternehmen
Auch die Vorgaben zur E-Rechnung für Kleinunternehmen werden im Entwurf an die Änderungen durch das Wachstumschancengesetz angepasst. Kleinunternehmen, die freiwillig eine E-Rechnung in einem anderen als den zugelassenen Formaten nutzen möchten, benötigen dafür zumindest die konkludente Zustimmung des jeweiligen Rechnungsempfängers.
Anforderungen an Rechnungskorrekturen
Der Entwurf enthält zudem Präzisierungen im Hinblick auf Rechnungskorrekturen. Danach ist keine Korrektur erforderlich, wenn sich ausschließlich die Bemessungsgrundlage verändert, etwa infolge von Mängelrügen bei einer Bauabnahme. Ändern sich hingegen der Leistungsumfang oder der Leistungsgehalt, ist eine formale Rechnungskorrektur notwendig. Bei nachträglichen Entgelterhöhungen soll der gleiche Rechnungstyp wie bei einer Korrektur genutzt werden.
Aufbewahrungspflichten
Auch für die E-Rechnung gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD). Der strukturierte Teil der E-Rechnung unterliegt der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Gleichzeitig muss auch der Bildteil der E-Rechnung GoBD-konform archiviert werden.
Fazit
Mit dem Entwurf verdeutlicht das BMF die wesentlichen Anforderungen an die neue Pflicht zur E-Rechnung. Unternehmen sollten sich frühzeitig mit den technischen und organisatorischen Vorgaben auseinandersetzen, um ab dem 1. Januar 2025 rechts- und revisionssicher aufgestellt zu sein.