Ab dem 1. Januar 2026 wird der digitale Datenaustausch zwischen den Privaten Kranken- und Pflegeversicherungen einerseits und dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) sowie den Lohnabrechnungssystemen andererseits verpflichtend eingeführt. Damit endet das bislang papierbasierte Verfahren, manuelle Nachmeldungen sind künftig nicht mehr zulässig.
Konsequenzen für Arbeitnehmer
Die Umstellung hat direkte Auswirkungen auf Arbeitnehmer: Werden die Daten nicht korrekt digital übermittelt, können Nachteile sowohl beim Lohnsteuerabzug als auch bei der späteren Einkommensteuerveranlagung entstehen. Fehler im Datentransfer wirken sich somit unmittelbar auf die Steuerlast und mögliche Erstattungen aus.
Verantwortung von Arbeitgebern und Dienstleistern
Ob der Arbeitgeber die Datenübermittlung selbst durchführt oder hierfür einen externen Dienstleister einsetzt, spielt keine Rolle. In jedem Fall muss sichergestellt sein, dass die Meldungen korrekt und fristgerecht erfolgen. Ein funktionierender digitaler Austausch setzt eine klare Organisation und Abstimmung voraus.
Handlungsempfehlung
Arbeitgebern wird daher dringend geraten, frühzeitig Zuständigkeiten und Schnittstellen zu überprüfen sowie sowohl internes Personal als auch externe Dienstleister umfassend zu schulen. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Übergang reibungslos gelingt und Nachteile für Arbeitnehmer vermieden werden.