Ab dem 1. Januar 2025 startet die verpflichtende Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich. Unternehmen in Deutschland müssen künftig E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen und archivieren können. Diese schrittweise Reform zielt darauf ab, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und Bürokratie abzubauen. Doch was bedeutet das konkret, und wie können sich Unternehmen vorbereiten? Wir geben einen Überblick.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine maschinenlesbare Datei, die in einem strukturierten Format wie ZUGFeRD oder XRechnung erstellt wird. Wichtig: Eine PDF-Datei allein erfüllt diese Anforderungen nicht. Auch die parallele Ausstellung einer Rechnung in Papierform ist künftig unzulässig, um steuerliche Doppelbelastungen zu vermeiden.
Zeitplan und Übergangsfristen
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in mehreren Schritten:
- Ab 01.01.2025: Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Ab 01.01.2027: Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden.
- Ab 01.01.2028: Die Verpflichtung zum Versand gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe.
Bereits ab 2025 dürfen andere elektronische Formate, wie PDF-Rechnungen, nur noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers verschickt werden.
Vorteile und neue Standards
Die Einführung der E-Rechnung bringt nicht nur Pflichten, sondern auch Vorteile. Sie ermöglicht effizientere Prozesse, schnellere Bearbeitungszeiten und geringere Fehlerquoten. Unternehmen profitieren von standardisierten und digitalen Abläufen, die die Verwaltung langfristig vereinfachen.
Handlungsempfehlungen: So bereitet sich Ihr Unternehmen vor
- Systemprüfung und -anpassung
Überprüfen Sie, ob Ihre bestehenden Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Anbieter wie DATEV oder Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare und ELO bieten bereits Lösungen an, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. - Technische Infrastruktur einrichten
Stellen Sie sicher, dass eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen (z. B. invoice@unternehmen.de) eingerichtet ist und diese GOBD-konform gesichert wird. - Interne Prozesse optimieren
Prüfen Sie, wie E-Rechnungen in Ihre Buchhaltungsprozesse integriert werden können. Auch der Vorsteuerabzug wird zukünftig an die Einhaltung der E-Rechnungsstandards gebunden sein. - Schulungen und Kommunikation
Informieren Sie Ihr Team über die neuen Anforderungen und schulen Sie die zuständigen Mitarbeiter. Klären Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung auf.
Fazit: Jetzt handeln, um vorbereitet zu sein
Die E-Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Unternehmen haben jetzt noch Zeit, ihre Systeme und Prozesse anzupassen. Besonders kleinere Unternehmen sollten die Übergangsfristen nutzen, um eine reibungslose Einführung sicherzustellen. Wer frühzeitig handelt, profitiert langfristig von den Vorteilen effizienterer Abläufe.
Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis 2025, um sich auf die neue Ära der Rechnungsstellung vorzubereiten. Die E-Rechnung ist mehr als eine gesetzliche Pflicht – sie ist eine Chance, Ihre Geschäftsprozesse zukunftsfähig zu gestalten.