Zum 1. Januar 2025 sind umfangreiche Neuregelungen für Kleinunternehmen in Kraft getreten. Sie betreffen insbesondere Umsatzgrenzen, Steuerbefreiungen, die vereinfachte Rechnungsstellung sowie die Besteuerung bei grenzüberschreitenden Umsätzen innerhalb der EU.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die neuen Vorgaben in einem Schreiben vom 18. März 2025 detailliert erläutert. Das Schreiben gilt für alle Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 erzielt werden.
Umsatzgrenzen und Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung ist an Umsatzgrenzen gekoppelt. Unternehmen können darauf verzichten, sind dann aber verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen und an das Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug besteht ein Vorsteuerabzugsrecht.
Ein Verzicht bindet das Unternehmen für fünf Jahre. Neu ist die Frist zur Erklärung: Während bis Ende 2024 noch 24 Monate Zeit bestanden, beträgt diese nun nur noch 14 Monate für das Jahr 2025, also bis zum 28. Februar 2027.
Besonderheiten im EU-weiten Geschäftsverkehr
Bei grenzüberschreitenden Leistungen in der EU gilt: Unternehmen müssen nicht nur die deutschen Umsatzgrenzen einhalten, sondern auch die jeweiligen Schwellenwerte des anderen Mitgliedstaats. Zudem ist eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erforderlich. Hierzu gehören:
- die Zuteilung einer Kleinunternehmen-Identifikationsnummer,
- die Teilnahme am besonderen Meldeverfahren,
- sowie die vierteljährliche Abgabe einer Umsatzmeldung.
Rechnungsstellung durch Kleinunternehmen
Kleinunternehmen können vereinfachte Rechnungen ausstellen, diese müssen jedoch bestimmte Pflichtangaben enthalten:
- Hinweis auf die Steuerbefreiung,
- Name und Anschrift von Aussteller und Vertragspartner,
- Steuer-Nr., USt-IDNr. oder Kleinunternehmen-IDNr.,
- Rechnungsdatum,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Leistungsbeschreibung,
- vereinbartes Entgelt.
Eine Pflicht zur E-Rechnung besteht nicht. Rechnungen dürfen in Papierform oder als PDF ausgestellt werden. Mit Einverständnis des Leistungsempfängers kann auch eine E-Rechnung verwendet werden, empfangen können muss das Unternehmen diese aber in jedem Fall.
Falscher Steuerausweis
Weist ein Kleinunternehmen Umsatzsteuer auf Rechnungen aus, obwohl es umsatzsteuerfreie Leistungen erbringt, muss diese an das Finanzamt abgeführt werden. Eine Ausnahme gilt nur, wenn es sich um Rechnungen an Endverbraucher handelt, da hier kein Vorsteuerabzug entsteht.
Umsatzgrenzen bei Tätigkeitsbeginn
Für neu gegründete Kleinunternehmen liegt die Grenze für inländische Umsätze bei 25.000 € im Kalenderjahr. Besteht das Unternehmen bereits länger, darf der Umsatz im Vorjahr 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € betragen. Wird die Grenze überschritten, entfällt die Kleinunternehmereigenschaft automatisch.
Praxishinweis
Die neuen Regelungen sind komplex. Besonders die 5-jährige Bindungsfrist sowie die Überwachung der Umsatzgrenzen erfordern Aufmerksamkeit. Da Unterlagen oft erst verzögert ans Steuerbüro weitergeleitet werden, sollten Kleinunternehmen unbedingt rechtzeitig steuerlichen Rat einholen, um unerwünschte Folgen zu vermeiden.