Selbstständig tätige Steuerpflichtige müssen bei der steuerlichen Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers künftig besonders sorgfältig vorgehen. Mit Urteil vom 24. März 2026 hat der Bundesfinanzhof (BFH) die Anforderungen an die Dokumentation der entsprechenden Aufwendungen deutlich verschärft.
Wer die neuen Vorgaben nicht erfüllt, riskiert den vollständigen Verlust des Betriebsausgabenabzugs.
Der entschiedene Fall
Im zugrunde liegenden Verfahren machte ein selbstständig tätiger Steuerpflichtiger Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben geltend. Zwar lagen sämtliche Belege vor, die Kosten wurden jedoch nicht laufend, gesondert und zeitnah aufgezeichnet.
Stattdessen erfolgte die Zusammenstellung der Aufwendungen erst im Rahmen der Erstellung der Einnahmenüberschussrechnung. Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs genügt dieses Vorgehen den gesetzlichen Anforderungen nicht. Der Betriebsausgabenabzug wurde daher vollständig versagt.
Belege allein reichen nicht aus
Das Urteil macht deutlich, dass das bloße Sammeln von Rechnungen künftig nicht mehr ausreicht. Die Aufwendungen müssen fortlaufend dokumentiert und eindeutig von den übrigen Betriebsausgaben sowie von privaten Ausgaben getrennt werden.
Eine nachträgliche Zusammenstellung der Belege im Rahmen der Steuererklärung oder der Gewinnermittlung erfüllt die Anforderungen nicht.
So können die Aufzeichnungen erfolgen
Die laufende Dokumentation kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Möglich ist beispielsweise:
- eine gesonderte handschriftliche Aufstellung,
- eine digitale Liste oder
- eine separate Spalte innerhalb der laufenden Buchführung.
Entscheidend ist, dass die Aufwendungen fortlaufend und eindeutig nachvollziehbar erfasst werden.
Zeitnahe Erfassung ist erforderlich
Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs gelten Aufzeichnungen grundsätzlich als zeitnah, wenn sie innerhalb von zehn Tagen nach Vorliegen der Belege erfolgen. Nur in Ausnahmefällen kann eine Erfassung innerhalb eines Monats noch ausreichend sein.
Im entschiedenen Fall wurden diese Fristen nicht eingehalten, weshalb die Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer steuerlich nicht berücksichtigt wurden.
Handlungsempfehlung für Selbstständige
Das Urteil verdeutlicht, wie wichtig eine ordnungsgemäße und zeitnahe Dokumentation von Aufwendungen für das häusliche Arbeitszimmer ist. Selbstständige sollten ihre Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesse entsprechend überprüfen und gegebenenfalls anpassen, um den Betriebsausgabenabzug nicht zu gefährden.