Neue Werte des Bundesministeriums der Finanzen für Betriebsprüfungen und unentgeltliche Wertabgaben
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 25. Juni 2026 die neue Richtsatzsammlung für das Jahr 2025 veröffentlicht. Die Sammlung dient der Finanzverwaltung insbesondere bei Betriebsprüfungen als Hilfsmittel.
Darüber hinaus wurden die für das Jahr 2026 geltenden Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben bei Nahrungsmitteln und Getränken veröffentlicht. Diese betreffen insbesondere Gewerbetreibende, die Lebensmittel oder Getränke verkaufen und daraus Waren für den privaten Verbrauch entnehmen.
Sachentnahmen: Pauschbeträge für den privaten Verbrauch
Der Gesetzgeber geht grundsätzlich davon aus, dass Personen, die Nahrungsmittel und Getränke gewerblich verkaufen, diese Waren auch selbst beziehungsweise privat konsumieren.
Für solche unentgeltlichen Wertabgaben wurden Pauschbeträge nach verschiedenen Betriebszweigen festgelegt. Die Werte werden als Netto-Jahresbeträge pro Person angegeben.
Die entsprechenden Beträge sind monatlich zu buchen und zu zwölfteln. Für Kinder bis zum Alter von 12 Jahren wird der jeweilige Pauschbetrag mit der Hälfte angesetzt. Für Kinder bis 2 Jahre unterbleibt der Ansatz.
Für welche Betriebe gelten die Pauschbeträge?
Die Sachentnahme-Pauschbeträge gelten abhängig vom jeweiligen Betriebszweig. In der vom BMF veröffentlichten Liste finden sich unter anderem folgende Bereiche:
- Gaststätten
- Cafés
- Bäckereien
- Konditoreien
- Fleischereien
- Lebensmitteleinzelhandel
- Einzelhandel mit Getränken
- Obst- und Gemüsehandel
- Handel mit Milcherzeugnissen
- Handel mit Eiern
Die Pauschbeträge sollen den privaten Verbrauch von Waren abbilden, die aus dem betrieblichen Bestand entnommen werden.
Wann ist eine Einzelaufzeichnung sinnvoll?
Bei privatem Verzehr oder Verbrauch müssen entsprechende Entnahmen grundsätzlich buchhalterisch erfasst werden.
In der Praxis kann die Einzelaufzeichnung des tatsächlichen Eigenverbrauchs insbesondere dann sinnvoll sein, wenn nur in geringem Umfang Waren privat entnommen werden. In diesen Fällen kann der tatsächliche Verbrauch niedriger sein als der entsprechende Pauschbetrag.
Mehrere Betriebszweige: Welcher Pauschbetrag gilt?
Auch die Zuordnung zu den einzelnen Betriebszweigen ist relevant.
Ein Bäckereiinhaber wird beispielsweise nicht automatisch zusätzlich als Lebensmitteleinzelhändler eingestuft, wenn sich im Verkaufsraum ein Kühlschrank befindet, aus dem beispielsweise Milch, Käse und Eier verkauft werden. Sind die Einnahmen aus diesem zusätzlichen Verkauf von untergeordneter Bedeutung, wird dieser Bereich nicht als eigenständiger Betriebszweig berücksichtigt.
In einem solchen Fall ist nur der höhere der beiden Pauschbeträge anzusetzen.
Nicht alle Waren können pauschal erfasst werden
Die Pauschbeträge beziehen sich ausschließlich auf Nahrungsmittel und Getränke.
Andere Waren, die unentgeltlich aus dem Unternehmen entnommen werden, müssen weiterhin einzeln aufgezeichnet und in der Buchhaltung erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise:
- Tabakwaren
- Zeitschriften
- Bekleidung
- Elektroartikel
Für diese Waren gelten die veröffentlichten Sachentnahme-Pauschbeträge nicht.
Fazit
Mit der Veröffentlichung der Richtsatzsammlung 2025 und der Pauschbeträge für Sachentnahmen 2026 stehen der Finanzverwaltung und den Unternehmen neue Werte für die steuerliche Behandlung von Betriebsprüfungen und privaten Warenentnahmen zur Verfügung.
Insbesondere Gewerbetreibende aus dem Lebensmittel- und Gastronomiebereich sollten prüfen, welche Pauschbeträge für ihren jeweiligen Betriebszweig gelten und ob die tatsächlichen privaten Entnahmen gegebenenfalls durch Einzelaufzeichnungen abweichend dokumentiert werden sollten.