Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 14. Juli 2025 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) aktualisiert. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 11. März 2024, das nun angepasst wurde.
Hintergrund: Einführung der E-Rechnung
Die Änderungen stehen im direkten Zusammenhang mit der verpflichtenden E-Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr. Sie gelten mit sofortiger Wirkung und betreffen insbesondere die Aufbewahrungspflichten für Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege.
Neue Aufbewahrungsregeln
Das BMF stellt klar:
- Eingehende Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege müssen grundsätzlich in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.
- Bei E-Rechnungen genügt die Aufbewahrung des strukturierten Teils.
- Eine zusätzliche Aufbewahrung des menschenlesbaren Teils (z. B. PDF-Darstellung) ist nur dann erforderlich, wenn dieser zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die steuerlich relevant sind – etwa Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen.
Fazit
Mit der Aktualisierung der GoBD trägt das BMF der zunehmenden Digitalisierung der Rechnungsstellung Rechnung. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre Archivierungsprozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen sollten, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.