Traditionell galten in Deutschland zwei wesentliche Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen:
- 10 Jahre für Unterlagen wie Bilanzen, Inventare oder Steuererklärungen.
- 6 Jahre für Dokumente wie Geschäftsbriefe oder Lohnunterlagen.
Mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz wurde zum 1. Januar 2025 eine dritte Frist eingeführt: 8 Jahre für Belege wie Rechnungen und Quittungen.
Rückkehr zur 10-jährigen Frist für Finanzunternehmen
Die Bundesregierung hat am 6. August 2025 beschlossen, die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bei Buchungsbelegen dauerhaft wieder auf 10 Jahre auszudehnen.
Der Grund: Buchungsbelege haben eine wesentliche Funktion bei der Aufklärung von Steuerhinterziehung sowie im Rahmen der Schwarzarbeitsbekämpfung. Selbst wenn die 8-jährige Frist bereits abgelaufen ist, können diese Unterlagen noch eine wichtige Kontrollfunktion erfüllen.
Gesetzesänderung noch nicht verabschiedet
Die geplante Neuregelung ist Teil des Gesetzentwurfs zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung. Dieser Entwurf wurde bisher jedoch noch nicht verabschiedet.
Empfehlung für die Praxis
Betroffene Unternehmen sollten die Entwicklung aufmerksam verfolgen und prüfen, ob Anpassungen ihrer Aufbewahrungspraxis sinnvoll sind. Im Zweifel empfiehlt es sich, steuerlichen Rat einzuholen, bevor Änderungen umgesetzt werden.